Allgemeine Geschäftsbedingungen

Anbieter

für die Nutzung der Software „Inkluvo“

Inkluvo UG (haftungsbeschränkt)

Lindemannstraße 64, 40237 Düsseldorf

vertreten durch den Geschäftsführer Andreas Bohlsen

Registergericht: Amtsgericht Düsseldorf, HRB 114882

E-Mail: info@inkluvo.de

Übersicht

• § 1 Geltungsbereich und Kundenkreis
• § 2 Begriffe
• § 3 Leistungen von Inkluvo
• § 4 Zweckbestimmung der KI-Funktionen
• § 5 Funktionsweise und Grenzen der KI-Funktionen
• § 6 Registrierung und Vertragsschluss
• § 7 Preise, Credits und Zahlung
• § 8 Laufzeit und Kündigung
• § 9 Verfügbarkeit, Wartung und Datensicherung
• § 10 Support
• § 11 Pflichten des Kunden
• § 12 Unzulässige Nutzung
• § 13 Nutzungsrechte
• § 14 Datenschutz und Datensicherheit
• § 15 Berufsgeheimnisse und Sozialgeheimnis
• § 16 Vertraulichkeit
• § 17 Mängelrechte
• § 18 Haftung
• § 19 Datenexport, Anbieterwechsel und Löschung
• § 20 Meldung rechtswidriger Inhalte
• § 21 Änderungen dieser AGB
• § 22 Referenzen
• § 23 Schlussbestimmungen

§ 1 Geltungsbereich und Kundenkreis

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) regeln die Verträge zwischen der Inkluvo UG (haftungsbeschränkt) („Inkluvo“, „wir“ oder „uns“) und ihren Kunden über die Nutzung der webbasierten Software „Inkluvo“ sowie der damit verbundenen Leistungen.

(2) Unser Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Dazu zählen insbesondere freie, private und öffentliche Träger und Einrichtungen der sozialen Arbeit, auch wenn sie gemeinnützig tätig sind, sowie Behörden wie Jugendämter. Verbraucher im Sinne des § 13 BGB können keine Verträge mit uns schließen. Bei der Registrierung bestätigt der Kunde, dass er in Ausübung seiner gewerblichen, beruflichen oder dienstlichen Tätigkeit handelt. Wir dürfen dafür geeignete Nachweise verlangen.

(3) Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn wir ihnen nicht ausdrücklich widersprechen.

(4) Individuelle Vereinbarungen mit dem Kunden, etwa ein gesondert geschlossener Vertrag mit einer öffentlichen Stelle, haben Vorrang vor diesen AGB (§ 305b BGB).

(5) Der Vertrag besteht aus der Bestellung des Kunden mit dem gewählten Tarif, dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung („AVV“), diesen AGB und der bei Vertragsschluss geltenden Preisübersicht. Bei Widersprüchen gelten diese Dokumente in der genannten Reihenfolge. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten geht der AVV in jedem Fall vor.

(6) Wer den Vertrag für eine Organisation schließt, sichert zu, zur Vertretung dieser Organisation berechtigt zu sein.

§ 2 Begriffe

In diesen AGB bedeuten:

a) „Kunde“: die Organisation (z. B. Träger, Einrichtung oder Behörde), die mit uns einen Vertrag über die Nutzung von Inkluvo schließt;

b) „Nutzer“: natürliche Personen, die der Kunde zur Nutzung von Inkluvo berechtigt, etwa Fachkräfte, Leitungs- und Verwaltungskräfte;

c) „Administrator“: Nutzer, denen der Kunde Rechte zur Verwaltung seines Kontos, seiner Nutzer und seiner Einstellungen einräumt;

d) „Kundeninhalte“: alle Daten und Inhalte, die der Kunde oder seine Nutzer in Inkluvo eingeben, hochladen oder mit Inkluvo erzeugen, insbesondere Stammdaten von Klientinnen und Klienten, Beobachtungen, Transkripte von Diktaten, Berichtsentwürfe, freigegebene Berichte und deren Versionen;

e) „KI-Funktionen“: Funktionen von Inkluvo, die mithilfe von KI-Modellen Sprache in Text umwandeln, Inhalte strukturieren oder Berichtsentwürfe erstellen;

f) „KI-Dienste“: die von Dritten bereitgestellten KI-Modelle und Schnittstellen, auf denen die KI-Funktionen beruhen;

g) „Entwurf“: ein ganz oder teilweise mit KI-Funktionen erstellter Bericht, der noch nicht freigegeben ist;

h) „Freigabe“: die Bestätigung eines Berichts durch einen dazu berechtigten Nutzer in Inkluvo;

i) „Compliance-Profil“: eine Vorlage, die für einen Rechtsbereich (z. B. SGB VIII, SGB IX oder SGB XI) Berichtstypen, Pflichtfelder, Fachbegriffe und Löschfristen vorgibt;

j) „Credits“: das im Tarif enthaltene oder hinzugebuchte Kontingent für die Nutzung der KI-Funktionen;

k) „Textform“: eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger im Sinne des § 126b BGB, insbesondere eine E-Mail.

§ 3 Leistungen von Inkluvo

(1) Inkluvo ist eine Dokumentationssoftware für Träger und Einrichtungen der sozialen Arbeit, etwa der Kinder- und Jugendhilfe, der Eingliederungshilfe und der Pflege. Wir stellen Inkluvo als Software-as-a-Service über das Internet zur Nutzung im Webbrowser bereit, derzeit unter app.inkluvo.de.

(2) Zu den Funktionen gehören insbesondere:

a) eine Akte je Klientin oder Klient mit Stammdaten und Berichtsverlauf;

b) die Erfassung von Beobachtungen per Texteingabe oder Diktat; Audioaufnahmen werden ausschließlich zur Umwandlung in Text verarbeitet und von uns nicht gespeichert;

c) die Erstellung von Entwürfen für Tages-, Wochen- und Entwicklungsberichte mithilfe der KI-Funktionen, wobei frühere Berichte und der Schreibstil der Fachkraft berücksichtigt werden können;

d) Compliance-Profile für verschiedene Rechtsbereiche;

e) ein Prüf- und Freigabeprozess mit Rollen, Versionsverlauf und Protokollierung;

f) der Export von Berichten als PDF mit dem Briefpapier des Kunden sowie der Export von Kundeninhalten in strukturierten Formaten;

g) eine Nutzer- und Rechteverwaltung mit Zwei-Faktor-Anmeldung.

(3) Der konkrete Leistungsumfang, die Anzahl der Nutzer und das enthaltene Kontingent an Credits ergeben sich aus dem gebuchten Tarif und der Preisübersicht unter www.inkluvo.de/preise.

(4) Compliance-Profile bilden die fachlichen Anforderungen eines Rechtsbereichs nach unserem besten Wissen ab. Sie sind keine Rechtsberatung, ersetzen nicht die Prüfung durch den Kunden und stellen keine Anbindung an Behörden oder Kostenträger dar. Für die Einhaltung der für ihn geltenden Dokumentations- und Berichtspflichten bleibt der Kunde verantwortlich.

(5) Wir schulden die Bereitstellung der Software, nicht einen bestimmten Erfolg wie eine bestimmte Zeitersparnis. Schätzungen, etwa aus dem Aufwandrechner auf unserer Website, sind keine Zusagen.

(6) Wir entwickeln Inkluvo laufend weiter und dürfen die Software ändern, etwa um sie an den Stand der Technik, an geänderte rechtliche Anforderungen oder an Sicherheitserfordernisse anzupassen. Fallen dabei vertragswesentliche Funktionen weg oder werden sie erheblich eingeschränkt, kündigen wir dies mindestens sechs Wochen vorher in Textform an. Der Kunde kann den Vertrag dann zum Zeitpunkt der Änderung kündigen; bereits gezahlte Vergütung für die Zeit danach erstatten wir anteilig.

(7) Wir dürfen Leistungen durch sorgfältig ausgewählte Dritte erbringen lassen, insbesondere durch Rechenzentrums- und KI-Dienste. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, gelten die Regelungen des AVV zu Unterauftragsverarbeitern.

§ 4 Zweckbestimmung der KI-Funktionen

(1) Die KI-Funktionen sind ausschließlich als Formulierungs- und Strukturierungshilfe für die Dokumentation bestimmt. Sie erstellen aus Beobachtungen, die eine Fachkraft erfasst hat, Entwürfe, die eine Fachkraft prüft, bearbeitet und verantwortet.

(2) Die KI-Funktionen sind nicht dafür bestimmt und dürfen nicht dafür eingesetzt werden,

a) über Leistungsansprüche, Hilfebedarfe oder die Gewährung, Fortsetzung oder Beendigung von Hilfen zu entscheiden oder solche Entscheidungen automatisiert vorzubereiten;

b) Gefährdungen einzuschätzen, insbesondere eine Kindeswohlgefährdung im Sinne des § 8a SGB VIII, oder Personen nach Risiken zu bewerten;

c) medizinische, psychologische oder psychiatrische Diagnosen zu stellen oder Therapie- oder Medikationsentscheidungen zu treffen;

d) Leistung oder Verhalten von Beschäftigten des Kunden zu bewerten;

e) die fachliche Einschätzung einer Fachkraft zu ersetzen.

(3) Setzt der Kunde die KI-Funktionen entgegen dieser Zweckbestimmung ein, trägt er die daraus folgenden rechtlichen Pflichten, insbesondere nach der Verordnung (EU) 2024/1689 („KI-Verordnung“), und die daraus entstehenden Risiken selbst.

(4) Der Kunde stellt sicher, dass seine Nutzer über ausreichende Kenntnisse im Umgang mit KI-Systemen verfügen (Art. 4 KI-Verordnung) und wissen, dass Entwürfe mithilfe von KI erstellt werden und vor ihrer Verwendung zu prüfen sind. Inkluvo kennzeichnet KI-erstellte Entwürfe in der Software und stellt Hinweise zur sachgerechten Nutzung bereit.

§ 5 Funktionsweise und Grenzen der KI-Funktionen

(1) Für die KI-Funktionen nutzen wir KI-Dienste, die die Daten in der Europäischen Union, im Europäischen Wirtschaftsraum oder in der Schweiz verarbeiten. Die eingesetzten Anbieter sind im AVV als Unterauftragsverarbeiter aufgeführt.

(2) Bevor Texte zur Erstellung von Entwürfen an KI-Dienste übermittelt werden, ersetzt Inkluvo die Namen von Klientinnen und Klienten durch Platzhalter (Pseudonymisierung) und entfernt Kontaktdaten wie Anschriften, Telefonnummern und E-Mail-Adressen. Strukturierte Gesundheitsangaben aus der Akte, etwa Diagnosen, Befunde und Medikationspläne, werden nicht an KI-Dienste übermittelt. Für die Umwandlung eines Diktats in Text wird die Audioaufnahme an den KI-Dienst übermittelt; sie lässt sich nicht pseudonymisieren. Angaben, die Nutzer selbst in Freitext oder Diktat einbringen, etwa Namen Dritter, können technisch nicht in jedem Fall erkannt werden.

(3) Wir setzen KI-Dienste nur so ein, dass Kundeninhalte nicht zum Training oder zur Verbesserung der Modelle des jeweiligen Anbieters verwendet werden. Beim Anbieter werden Inhalte nur gespeichert, soweit dies zur Erzeugung des Ergebnisses oder zur Missbrauchserkennung erforderlich ist; Einzelheiten regelt der AVV.

(4) Wir verwenden Kundeninhalte nicht, um eigene oder fremde KI-Modelle zu trainieren. Frühere Berichte und Angaben zum Schreibstil fließen ausschließlich innerhalb des Kontos des jeweiligen Kunden als Kontext in die Erstellung neuer Entwürfe ein.

(5) KI-Funktionen arbeiten auf Grundlage von Wahrscheinlichkeiten. Entwürfe können daher unzutreffende, unvollständige oder missverständliche Aussagen enthalten, Aussagen falsch zuordnen oder Inhalte hinzufügen, die nicht erfasst wurden. Schutzfilter der KI-Dienste können zudem dazu führen, dass belastende Sachverhalte abgeschwächt oder ausgelassen werden. Gleiches gilt für Transkripte von Diktaten. Entwürfe sind keine fachliche, rechtliche oder medizinische Beratung.

(6) In der Standardeinstellung bleibt ein Entwurf ein Entwurf, bis ein berechtigter Nutzer ihn geprüft und freigegeben hat; erst danach kann er exportiert werden. Der Kunde kann in den Einstellungen festlegen, für welche Berichtstypen und Rollen eine Freigabe erforderlich ist, und die Pflicht zur Freigabe ganz oder teilweise abschalten. Tut er dies, ist er allein dafür verantwortlich, dass Berichte vor ihrer Verwendung inhaltlich geprüft werden. Wir empfehlen, die Pflicht zur Freigabe zumindest für Berichte beizubehalten, die an Dritte wie Jugendämter, Kostenträger, Gerichte oder Sorgeberechtigte gehen oder die Grundlage für Entscheidungen über Hilfen sind.

(7) Die KI-Funktionen hängen von der Verfügbarkeit der KI-Dienste ab. Fällt ein KI-Dienst aus oder ändert ein Anbieter seine Bedingungen wesentlich, dürfen wir zu einem gleichwertigen Anbieter wechseln, der die Anforderungen dieser AGB und des AVV erfüllt. Für den Wechsel gilt das Verfahren des AVV für neue Unterauftragsverarbeiter.

(8) An Entwürfen und anderen Ergebnissen der KI-Funktionen räumen wir dem Kunden alle Rechte ein, die uns daran zustehen. Der Kunde darf die Ergebnisse für seine Zwecke uneingeschränkt nutzen und bearbeiten.

§ 6 Registrierung und Vertragsschluss

(1) Die Darstellung von Inkluvo und unseren Tarifen auf unserer Website ist kein verbindliches Angebot.

(2) Um Inkluvo zu nutzen, registriert der Kunde online ein Konto für seine Organisation. Dabei gibt er die Daten seiner Organisation und eines Administrators an, wählt den Tarif, die Anzahl der Nutzer und den Abrechnungszeitraum (monatlich oder jährlich) und bestätigt seine Unternehmereigenschaft nach § 1 Abs. 2.

(3) Vor Abschluss der Bestellung zeigen wir dem Kunden eine Übersicht seiner Angaben und der Kosten, in der er Eingabefehler erkennen und berichtigen kann. Diese AGB, der AVV und die Preisübersicht stehen ihm vorher zum Abruf und Speichern zur Verfügung.

(4) Mit dem Klick auf den Bestellbutton gibt der Kunde ein verbindliches Angebot ab. Die Zahlung wird über unseren Zahlungsdienstleister abgewickelt. Der Vertrag kommt zustande, wenn wir die Bestellung per E-Mail bestätigen oder das Konto freischalten, je nachdem, was zuerst geschieht.

(5) Mit der Bestätigung erhält der Kunde die Vertragsbestimmungen (Bestelldaten, diese AGB und den AVV) in Textform. Wir speichern die Bestelldaten. Die AGB sind in ihrer jeweils aktuellen Fassung auf unserer Website abrufbar; die bei Vertragsschluss übermittelte Fassung sollte der Kunde selbst speichern.

(6) Der AVV wird mit dem Vertragsschluss wirksam. Vertragssprache ist Deutsch.

(7) Eine kostenlose Testphase bieten wir nicht an. Eine Vorführung vereinbaren wir auf Anfrage; dadurch kommt kein Vertrag über die Nutzung von Inkluvo zustande.

(8) Abweichend von den Absätzen 2 bis 4 können Kunden, insbesondere öffentliche Stellen, Verträge auch auf Grundlage eines individuellen Angebots schließen, etwa mit Zahlung auf Rechnung. Diese AGB gelten dann ergänzend, soweit nichts anderes vereinbart ist.

§ 7 Preise, Credits und Zahlung

(1) Es gelten die Preise der Preisübersicht zum Zeitpunkt der Bestellung. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Die Vergütung richtet sich nach der Anzahl der gebuchten Nutzer. Jeder Zugang ist einer bestimmten natürlichen Person zugeordnet und darf nicht von mehreren Personen gemeinsam genutzt werden. Den Zugang eines ausgeschiedenen Nutzers kann der Kunde einer anderen Person zuweisen.

(3) Jeder Tarif enthält ein monatliches Kontingent an Credits für die KI-Funktionen. Wie viele Credits enthalten sind, ergibt sich aus der Preisübersicht; wie viele Credits ein Vorgang verbraucht, hängt vom Umfang der KI-Verarbeitung ab. Nicht verbrauchte Credits aus dem monatlichen Kontingent verfallen am Ende des jeweiligen Leistungsmonats. Zusätzliche Credits kann der Kunde jederzeit als Credit-Paket hinzubuchen; Preis und Gültigkeit der Credits ergeben sich aus der Preisübersicht. Ist das Kontingent aufgebraucht, stehen die KI-Funktionen bis zum Beginn des nächsten Leistungsmonats oder bis zur Hinzubuchung nicht zur Verfügung; alle anderen Funktionen bleiben nutzbar.

(4) Die Vergütung ist für den gewählten Abrechnungszeitraum im Voraus fällig. Wir rechnen über den Zahlungsdienstleister Stripe ab; zur Verfügung stehen Kreditkarte, SEPA-Lastschrift und Kauf auf Rechnung mit einem Zahlungsziel von 30 Tagen. Für die Zahlungsabwicklung gelten ergänzend die Bedingungen des Zahlungsdienstleisters. Rechnungen stellen wir elektronisch bereit.

(5) Der Kunde kann weitere Nutzer oder einen höheren Tarif jederzeit mit sofortiger Wirkung hinzubuchen; die Vergütung wird für den laufenden Abrechnungszeitraum anteilig berechnet. Eine Verringerung der Nutzerzahl oder ein Wechsel in einen niedrigeren Tarif wird zum nächsten Abrechnungszeitraum wirksam.

(6) Gerät der Kunde mit der Zahlung in Verzug, dürfen wir den Zugang nach vorheriger Ankündigung in Textform und fruchtlosem Ablauf einer Frist von mindestens 14 Tagen sperren, bis die offenen Beträge bezahlt sind. Kundeninhalte bleiben während der Sperre erhalten. Weitere gesetzliche Rechte bleiben unberührt.

(7) Wir dürfen die Preise mit Wirkung für künftige Abrechnungszeiträume ändern. Eine Preiserhöhung teilen wir mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform mit. Bei jährlicher Abrechnung wird sie frühestens zu Beginn des nächsten Vertragsjahres wirksam. Der Kunde kann den Vertrag bis zum Wirksamwerden der Erhöhung auf diesen Zeitpunkt kündigen; darauf weisen wir in der Mitteilung hin.

§ 8 Laufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag beginnt mit Vertragsschluss und läuft für den gewählten Abrechnungszeitraum von einem Monat oder einem Jahr. Er verlängert sich jeweils um denselben Zeitraum, wenn er nicht gekündigt wird.

(2) Der Kunde kann den Vertrag jederzeit zum Ende des bereits bezahlten Abrechnungszeitraums kündigen, in Textform oder über die Kündigungsfunktion in den Kontoeinstellungen. Bereits gezahlte Vergütung wird nicht erstattet, soweit diese AGB nichts anderes bestimmen.

(3) Wir können den Vertrag mit einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Abrechnungszeitraums ordentlich kündigen.

(4) Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für uns insbesondere vor, wenn

a) der Kunde mit der Zahlung der Vergütung trotz Mahnung länger als 30 Tage in Verzug ist oder

b) der Kunde trotz Abmahnung in Textform erheblich gegen § 12 verstößt.

(5) Nach Eingang einer Kündigung weisen wir den Kunden in Textform darauf hin, wann sein Zugang endet und wann seine Kundeninhalte gelöscht werden. Für Datenexport, Anbieterwechsel und Löschung gilt § 19.

§ 9 Verfügbarkeit, Wartung und Datensicherung

(1) Wir stellen Inkluvo am Übergabepunkt mit einer Verfügbarkeit von 99,8 % im Kalendermonat bereit. Übergabepunkt ist der Internetanschluss des von uns genutzten Rechenzentrums.

(2) Die Verfügbarkeit ist der Anteil der Zeit im Kalendermonat, in der Inkluvo am Übergabepunkt nutzbar ist. Nicht als Ausfallzeiten gelten:

a) geplante Wartungsarbeiten, die wir mindestens drei Werktage vorher ankündigen und die möglichst außerhalb der Zeit von montags bis freitags 7 bis 20 Uhr stattfinden, bis zu insgesamt vier Stunden im Kalendermonat;

b) Ereignisse höherer Gewalt nach Absatz 5;

c) Störungen außerhalb unseres Verantwortungsbereichs, etwa im Internet, in der IT-Umgebung des Kunden oder in seinem Browser;

d) Störungen der KI-Dienste Dritter, die wir nicht zu vertreten haben, solange die übrigen Funktionen von Inkluvo nutzbar sind;

e) Sperren nach diesen AGB und Ausfälle, die der Kunde zu vertreten hat.

(3) Sicherheitskritische Wartungen dürfen wir ohne Vorankündigung durchführen, wenn dies zur Abwehr einer unmittelbaren Gefahr erforderlich ist. Wir informieren den Kunden darüber unverzüglich.

(4) Wir sichern die Kundeninhalte täglich. Die Sicherungen werden verschlüsselt in Rechenzentren in der Europäischen Union gespeichert und nach höchstens 90 Tagen gelöscht.

(5) Höhere Gewalt sind Ereignisse außerhalb unseres Einflussbereichs, die wir auch mit zumutbarer Sorgfalt nicht abwenden können, etwa Naturkatastrophen, Pandemien, Krieg, Terrorakte, behördliche Anordnungen oder großflächige Ausfälle der Strom- oder Telekommunikationsnetze. Für die Dauer der höheren Gewalt und einer angemessenen Anlaufzeit sind wir von den betroffenen Leistungspflichten befreit. Dauert die höhere Gewalt länger als 30 Tage, kann jede Partei den Vertrag außerordentlich kündigen.

§ 10 Support

(1) Wir leisten Support per E-Mail an info@inkluvo.de und telefonisch unter +49 172 6773085, jeweils montags bis freitags von 9 bis 17 Uhr außer an gesetzlichen Feiertagen in Nordrhein-Westfalen („Supportzeiten“).

(2) Auf Meldungen, die die Nutzung von Inkluvo insgesamt verhindern, reagieren wir innerhalb eines Werktags, auf sonstige Meldungen innerhalb von drei Werktagen. Die Reaktionszeit ist die Zeit bis zu einer ersten fachkundigen Rückmeldung, nicht bis zur Behebung.

(3) Meldungen sollen das Problem nachvollziehbar beschreiben. Klientendaten übermittelt der Kunde im Rahmen von Supportanfragen nur, wenn dies unvermeidbar ist; Screenshots sind vorher zu schwärzen.

(4) Auf Kundeninhalte greifen wir im Rahmen des Supports nur zu, soweit der Kunde dies im Einzelfall veranlasst hat oder es zur Behebung einer Störung zwingend erforderlich ist. Solche Zugriffe werden protokolliert.

§ 11 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde sorgt für die technischen Voraussetzungen der Nutzung, insbesondere eine stabile Internetverbindung, einen aktuellen Webbrowser und für das Diktat ein Mikrofon.

(2) Der Kunde hält Zugangsdaten geheim und sorgt dafür, dass seine Nutzer dies ebenfalls tun. Wir empfehlen, die Zwei-Faktor-Anmeldung für alle Nutzer zu aktivieren. Den Verdacht einer unbefugten Nutzung teilt der Kunde uns unverzüglich mit. Für Handlungen seiner Nutzer ist der Kunde wie für eigene Handlungen verantwortlich.

(3) Der Kunde gewährt Zugang nur Personen, die die jeweiligen Daten für ihre Aufgaben benötigen, legt Rollen und Rechte entsprechend fest und entzieht ausgeschiedenen Beschäftigten den Zugang unverzüglich.

(4) Der Kunde ist für die Kundeninhalte datenschutzrechtlich verantwortlich. Er stellt insbesondere sicher, dass

a) für die Verarbeitung der Daten von Klientinnen und Klienten eine Rechtsgrundlage besteht, auch für besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) und für Sozialdaten (§§ 67 ff. SGB X, §§ 61 ff. SGB VIII);

b) er seine Informationspflichten gegenüber den betroffenen Personen erfüllt;

c) er, soweit § 80 SGB X auf ihn anwendbar ist, dessen Anforderungen erfüllt, insbesondere eine etwa erforderliche Anzeige an seine Aufsichtsbehörde vor Beginn der Nutzung;

d) nur Daten erfasst werden, die für die Dokumentation erforderlich sind.

(5) Soweit für die Einführung von Inkluvo eine Beteiligung von Betriebsrat, Personalrat oder Mitarbeitervertretung erforderlich ist, etwa weil die Software protokolliert, wer Berichte erstellt und freigibt, holt der Kunde diese vorher ein.

(6) Der Kunde ist für die Einhaltung der für ihn geltenden Aufbewahrungsfristen selbst verantwortlich. Inkluvo ist kein Archivsystem. Der Kunde legt Löschfristen in den Einstellungen fest und exportiert Kundeninhalte, die er über das Vertragsende hinaus aufbewahren muss, rechtzeitig.

(7) Der Kunde zeigt uns Mängel unverzüglich in Textform an (§ 536c BGB) und beschreibt sie dabei so genau wie möglich.

§ 12 Unzulässige Nutzung

(1) Dem Kunden und seinen Nutzern ist insbesondere untersagt,

a) Inkluvo für rechtswidrige Zwecke oder für andere Zwecke als die Dokumentation im Rahmen der eigenen fachlichen Tätigkeit zu nutzen;

b) Inhalte zu verarbeiten, deren Verarbeitung Rechte Dritter verletzt oder gegen gesetzliche Verbote verstößt;

c) Inkluvo Dritten zur Nutzung zu überlassen, weiterzuverkaufen oder Zugänge mit anderen Organisationen zu teilen;

d) die Software zu dekompilieren, zurückzuentwickeln oder zu verändern, soweit dies nicht nach §§ 69d, 69e UrhG erlaubt ist;

e) Sicherheitsmechanismen zu umgehen, Sicherheitstests ohne unsere vorherige Zustimmung durchzuführen oder Schadsoftware einzubringen;

f) automatisierte Abfragen, Bots oder Skripte außerhalb der von uns bereitgestellten Schnittstellen einzusetzen oder die Systeme übermäßig zu belasten;

g) zu versuchen, die Anweisungen an die KI-Dienste auszulesen oder die KI-Funktionen zu manipulieren;

h) die KI-Funktionen entgegen der Zweckbestimmung in § 4 einzusetzen.

(2) Die fachlich gebotene Dokumentation auch belastender Sachverhalte, etwa von Gewalterfahrungen, Übergriffen, Selbst- oder Fremdgefährdung, Suchtverhalten oder Straftaten, gehört zum bestimmungsgemäßen Gebrauch von Inkluvo und ist kein Verstoß gegen Absatz 1.

(3) Verstößt der Kunde oder ein Nutzer gegen Absatz 1, dürfen wir nach vorheriger Abmahnung in Textform die betroffenen Zugänge vorübergehend sperren. Ohne vorherige Abmahnung ist eine Sperre zulässig, wenn sie zur Abwehr einer erheblichen Gefahr für unsere Systeme oder für Dritte erforderlich ist. Wir informieren den Kunden unverzüglich über die Sperre und ihre Gründe und geben ihm Gelegenheit zur Stellungnahme. Die Sperre heben wir auf, sobald ihr Grund entfallen ist.

§ 13 Nutzungsrechte

(1) Alle Rechte an Inkluvo, insbesondere an Software, Compliance-Profilen, Vorlagen und Dokumentation, liegen bei uns oder unseren Lizenzgebern.

(2) Der Kunde erhält für die Dauer des Vertrags das einfache, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht, Inkluvo im Umfang des gebuchten Tarifs durch seine Nutzer für eigene Zwecke zu nutzen.

(3) Die Kundeninhalte stehen dem Kunden zu. Er räumt uns daran das einfache, auf die Vertragsdauer und die Aufbewahrung der Sicherungen nach § 9 Abs. 4 beschränkte Recht ein, sie zu speichern, zu verarbeiten, an KI-Dienste zu übermitteln und darzustellen, soweit dies zur Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist. Eine darüber hinausgehende Nutzung, insbesondere zu Trainings-, Werbe- oder Analysezwecken, ist ausgeschlossen.

(4) Logos und Briefpapier, die der Kunde hochlädt, nutzen wir ausschließlich für den Export seiner Dokumente.

(5) Wir dürfen technische Betriebs- und Nutzungsdaten, die keine Kundeninhalte enthalten, in anonymisierter oder aggregierter Form auswerten, um Inkluvo zu betreiben, abzusichern und zu verbessern.

(6) Anregungen und Rückmeldungen des Kunden zu Inkluvo dürfen wir unentgeltlich für die Weiterentwicklung nutzen.

§ 14 Datenschutz und Datensicherheit

(1) Wir verarbeiten Kundeninhalte, einschließlich Sozialdaten und besonderer Kategorien personenbezogener Daten, im Auftrag des Kunden. Grundlage ist der AVV nach Art. 28 DSGVO, der unter www.inkluvo.de/avv abrufbar ist und mit Vertragsschluss Vertragsbestandteil wird. Der Kunde ist Verantwortlicher; eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO besteht nicht.

(2) Kundeninhalte verarbeiten und speichern wir ausschließlich in der Europäischen Union, im Europäischen Wirtschaftsraum oder in der Schweiz. Ausgenommen sind Name und E-Mail-Adresse von Nutzern, der Inhalt von System-E-Mails und technische Daten, die unsere Dienstleister für den E-Mail-Versand und die Fehlerüberwachung auch in den USA verarbeiten; Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework. Die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter sind im AVV aufgeführt. Änderungen teilen wir dem Kunden nach den Regelungen des AVV vorher mit; der Kunde kann ihnen widersprechen.

(3) Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, die in einer Anlage zum AVV beschrieben sind. Dazu gehören insbesondere die verschlüsselte Übertragung aller Daten, die zusätzliche Verschlüsselung besonders schutzbedürftiger Daten wie Gesundheitsangaben, die Zwei-Faktor-Anmeldung, ein Rollen- und Rechtekonzept, ein Protokoll über Erstellung, Änderung, Prüfung und Freigabe von Berichten, tägliche verschlüsselte Datensicherungen und der Betrieb in nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentren.

(4) Personenbezogene Daten aus unserer Geschäftsbeziehung mit dem Kunden, etwa Kontakt- und Abrechnungsdaten, verarbeiten wir als Verantwortliche. Einzelheiten enthält unsere Datenschutzerklärung unter www.inkluvo.de/datenschutz-app.

(5) Unsere Beschäftigten sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und greifen auf Kundeninhalte nur zu, soweit dies für die Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist.

§ 15 Berufsgeheimnisse und Sozialgeheimnis

(1) Der Kunde und seine Nutzer können Berufsgeheimnisträger im Sinne des § 203 StGB sein, etwa staatlich anerkannte Sozialarbeiterinnen und Sozialpädagogen, Angehörige von Heilberufen oder Berufspsychologinnen und -psychologen. Sie können außerdem als Amtsträger, nach dem Sozialgeheimnis (§ 35 SGB I) oder nach den Vorschriften zum Schutz von Sozialdaten zur Verschwiegenheit verpflichtet sein. Mit der Bereitstellung von Inkluvo wirken wir an ihrer beruflichen Tätigkeit im Sinne des § 203 Abs. 3 Satz 2 StGB mit.

(2) Wir verpflichten uns,

a) fremde Geheimnisse, die uns bei der Erbringung unserer Leistungen bekannt werden, zeitlich unbegrenzt vertraulich zu behandeln;

b) uns nur insoweit Kenntnis von solchen Geheimnissen zu verschaffen, als dies für die Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist;

c) alle Personen, die bei uns an der Leistungserbringung mitwirken, einschließlich Unterauftragnehmern, vor Beginn ihrer Tätigkeit mindestens in Textform zur Verschwiegenheit zu verpflichten und auf die Strafbarkeit einer unbefugten Offenbarung hinzuweisen.

(3) Wir wurden darauf hingewiesen, dass wir uns nach § 203 Abs. 4 StGB strafbar machen können, wenn wir ein fremdes Geheimnis unbefugt offenbaren, das uns bei der Mitwirkung bekannt geworden ist.

(4) Weitere mitwirkende Personen und Unterauftragnehmer setzen wir nur nach Maßgabe des AVV ein. Kundeninhalte, die Berufs- oder Sozialgeheimnissen unterliegen können, insbesondere Daten von Klientinnen und Klienten, verarbeiten wir und unsere Unterauftragnehmer nur in der Europäischen Union, im Europäischen Wirtschaftsraum oder in der Schweiz. Mit Vertragsschluss willigt der Kunde in den Einsatz der im AVV zu diesem Zeitpunkt aufgeführten Unterauftragsverarbeiter ein.

(5) Verlangen Behörden oder sonstige Dritte Auskunft über Kundeninhalte oder deren Herausgabe, geben wir sie nur heraus, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Wir informieren den Kunden unverzüglich, soweit dies rechtlich zulässig ist, damit er seine Rechte wahrnehmen kann. Soweit sich ein Zeugnisverweigerungsrecht oder ein Beschlagnahmeschutz des Kunden auf uns erstreckt, berufen wir uns darauf, solange der Kunde uns nicht davon entbindet.

(6) Der Kunde kann jederzeit Auskunft darüber verlangen, wie wir die Pflichten nach diesem Paragrafen erfüllen. Weitergehende Kontrollrechte regelt der AVV.

§ 16 Vertraulichkeit

(1) Die Parteien behandeln Geschäftsgeheimnisse der jeweils anderen Partei (§ 2 Nr. 1 GeschGehG) und als vertraulich bezeichnete Informationen vertraulich und nutzen sie nur zur Durchführung des Vertrags. Diese Pflicht gilt über das Vertragsende hinaus.

(2) Sie gilt nicht für Informationen, die öffentlich bekannt sind oder ohne Verstoß gegen diesen Vertrag bekannt werden, die der empfangenden Partei bereits vorher bekannt waren, die sie selbst entwickelt oder rechtmäßig von Dritten erhalten hat oder die aufgrund gesetzlicher, behördlicher oder gerichtlicher Anordnung offenzulegen sind.

(3) §§ 14 und 15 sowie der AVV bleiben unberührt.

§ 17 Mängelrechte

(1) Für Mängel der Software gelten die mietrechtlichen Vorschriften (§§ 535 ff. BGB) mit den folgenden Maßgaben.

(2) Wir beheben angezeigte Mängel innerhalb angemessener Frist. Der Kunde ermöglicht uns die dafür erforderlichen Prüfungen.

(3) Die verschuldensunabhängige Haftung für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden waren (§ 536a Abs. 1 Var. 1 BGB), ist ausgeschlossen.

(4) Der Kunde kann den Vertrag wegen eines Mangels nach § 543 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 BGB erst kündigen, wenn wir den Mangel nicht innerhalb einer angemessenen Frist beheben oder die Behebung zweimal fehlgeschlagen ist.

(5) Ungenauigkeiten einzelner Entwürfe oder Transkripte, die auf der Funktionsweise von KI-Modellen beruhen (§ 5 Abs. 5), sind für sich genommen kein Mangel, sofern die KI-Funktionen im Übrigen dem Stand der Technik entsprechen.

(6) Machen Dritte geltend, dass die vertragsgemäße Nutzung von Inkluvo ihre Schutzrechte verletzt, stellen wir den Kunden von begründeten Ansprüchen frei, sofern er uns unverzüglich informiert und uns die Abwehr der Ansprüche überlässt. Wir dürfen die betroffene Leistung so ändern, dass sie keine Rechte Dritter mehr verletzt, oder die erforderlichen Rechte erwerben.

(7) Ansprüche auf Schadens- und Aufwendungsersatz wegen Mängeln verjähren in einem Jahr ab dem gesetzlichen Verjährungsbeginn. Dies gilt nicht in den Fällen des § 18 Abs. 1.

§ 18 Haftung

(1) Wir haften unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, bei Arglist, im Umfang einer übernommenen Garantie sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.

(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haften wir nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. Das sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf, etwa die Bereitstellung der Software und der Schutz der Kundeninhalte. In diesem Fall ist unsere Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt, höchstens auf den höheren der folgenden Beträge: das Zweifache der Vergütung, die der Kunde in den zwölf Monaten vor dem schadensbegründenden Ereignis gezahlt hat, oder 25.000 Euro. Bei kürzerer Vertragsdauer ist die auf zwölf Monate hochgerechnete Vergütung maßgeblich.

(3) Für den Verlust von Daten haften wir bei einfacher Fahrlässigkeit nur in Höhe des Aufwands, der zur Wiederherstellung aus der letzten Datensicherung nach § 9 Abs. 4 erforderlich ist, es sei denn, der Verlust beruht auf einer Verletzung unserer Pflicht zur Datensicherung.

(4) Für Schäden, die dadurch entstehen, dass Entwürfe ohne inhaltliche Prüfung verwendet werden, insbesondere nachdem der Kunde die Pflicht zur Freigabe nach § 5 Abs. 6 abgeschaltet hat, haften wir nur, soweit sie auf einem von uns zu vertretenden Fehler der Software beruhen, der über die in § 5 Abs. 5 beschriebenen Grenzen der KI-Funktionen hinausgeht. Absatz 1 bleibt unberührt.

(5) Die vorstehenden Beschränkungen gelten auch für die persönliche Haftung unserer Organe, Beschäftigten und Erfüllungsgehilfen.

(6) Die Haftung gegenüber betroffenen Personen nach Art. 82 DSGVO bleibt unberührt.

(7) Der Kunde stellt uns von Ansprüchen Dritter frei, die auf einer von ihm zu vertretenden rechtswidrigen oder vertragswidrigen Nutzung von Inkluvo beruhen, einschließlich der angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung.

§ 19 Datenexport, Anbieterwechsel und Löschung

(1) Der Kunde kann seine Kundeninhalte während der Vertragslaufzeit jederzeit selbst exportieren: Berichte als PDF und alle Kundeninhalte in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (CSV oder JSON).

(2) Exportierbar sind alle Kundeninhalte, insbesondere Stammdaten, Beobachtungen und Transkripte, Entwürfe, Berichte mit ihren Versionen, Freigabe- und Änderungsprotokolle, Nutzer- und Rollendaten sowie die vom Kunden vorgenommenen Einstellungen. Nicht exportierbar sind unsere Software, unsere Compliance-Profile und Vorlagen, die Anweisungen an die KI-Dienste sowie interne Betriebsdaten unserer Systeme.

(3) Der Kunde kann in Textform verlangen, zu einem anderen Anbieter oder in eine eigene IT-Umgebung zu wechseln (Art. 23 ff. Verordnung (EU) 2023/2854, „Data Act“). Für ein solches Wechselverlangen gilt eine Frist von höchstens zwei Monaten. Nach Ablauf der Frist unterstützen wir den Wechsel während eines Übergangszeitraums von 30 Kalendertagen. Ist das technisch nicht möglich, teilen wir dies dem Kunden innerhalb von 14 Werktagen mit Begründung mit und nennen einen anderen Übergangszeitraum von höchstens sieben Monaten. Der Kunde kann den Übergangszeitraum einmal um einen von ihm für angemessen gehaltenen Zeitraum verlängern.

(4) Nach dem Übergangszeitraum kann der Kunde seine Daten noch mindestens 30 Kalendertage abrufen. Der Vertrag endet mit dem erfolgreichen Abschluss des Wechsels, spätestens mit Ablauf des Abrufzeitraums; darüber informieren wir den Kunden. Wechselentgelte erheben wir nicht. Die Pflicht zur Zahlung der Vergütung für einen fest vereinbarten Abrechnungszeitraum bleibt unberührt, soweit dies gesetzlich zulässig ist.

(5) Ohne Wechselverlangen kann der Kunde seine Kundeninhalte nach dem Wirksamwerden der Kündigung noch 30 Tage exportieren; in dieser Zeit ist nur noch der Export möglich. Spätestens sieben Tage vor Ablauf der Frist erinnern wir die Administratoren des Kunden in Textform. Nach Ablauf der Frist löschen wir die Kundeninhalte unverzüglich aus unseren Produktivsystemen. In den Datensicherungen werden sie im Rahmen der regulären Rotation spätestens nach 90 Tagen gelöscht; bis dahin sind die Sicherungen gegen Zugriff geschützt und werden nicht genutzt.

(6) Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, die uns selbst treffen, etwa für Rechnungen, bleiben unberührt.

§ 20 Meldung rechtswidriger Inhalte

(1) Unsere zentrale Kontaktstelle für Behörden, Nutzer und sonstige Personen nach Art. 11 und 12 der Verordnung (EU) 2022/2065 („Digital Services Act“) ist per E-Mail an info@inkluvo.de erreichbar. Die Kommunikation ist auf Deutsch und Englisch möglich.

(2) Kundeninhalte sind vertraulich und unterliegen häufig beruflichen Schweigepflichten. Wir überwachen sie nicht anlasslos.

(3) Hinweise auf rechtswidrige Inhalte sollen eine Begründung, eine möglichst genaue Angabe des Inhalts, soweit erforderlich Name und E-Mail-Adresse der meldenden Person sowie eine Erklärung enthalten, dass die Angaben nach bestem Wissen richtig und vollständig sind. Wir bestätigen den Eingang, prüfen Hinweise sorgfältig, zeitnah und objektiv und teilen der meldenden Person unsere Entscheidung mit.

(4) Sperren oder entfernen wir Inhalte, begründen wir dies gegenüber dem Kunden und weisen ihn auf die Möglichkeiten hin, dagegen vorzugehen.

(5) Erhalten wir Kenntnis von Informationen, die den Verdacht einer Straftat begründen, die eine Gefahr für das Leben oder die Sicherheit von Personen darstellt, informieren wir die zuständigen Behörden, soweit wir dazu nach Art. 18 Digital Services Act verpflichtet sind.

§ 21 Änderungen dieser AGB

(1) Wir können diese AGB ändern, wenn dies wegen geänderter Gesetze, Rechtsprechung oder behördlicher Vorgaben, wegen technischer Entwicklungen oder zur Schließung von Regelungslücken erforderlich ist und die Änderung das Verhältnis von Leistung und Gegenleistung nicht zulasten des Kunden verschiebt. Wir teilen solche Änderungen mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform mit. Sie gelten als angenommen, wenn der Kunde nicht vor ihrem Wirksamwerden in Textform widerspricht; auf diese Folge weisen wir in der Mitteilung besonders hin. Widerspricht der Kunde, gilt der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen fort; wir können ihn dann ordentlich kündigen.

(2) Andere Änderungen, insbesondere solche, die Hauptleistungspflichten betreffen oder sich für den Kunden nachteilig auswirken, werden nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Kunden wirksam, etwa durch Bestätigung in der Software. Preisänderungen richten sich nach § 7 Abs. 7.

(3) Änderungen, die zur Abwehr einer unmittelbaren Gefahr für die Sicherheit von Inkluvo oder von Kundeninhalten zwingend erforderlich sind, dürfen wir mit sofortiger Wirkung vornehmen; wir informieren den Kunden darüber unverzüglich.

§ 22 Referenzen

Wir nennen den Kunden nur nach seiner vorherigen Zustimmung in Textform als Referenz, etwa mit Namen und Logo. Der Kunde kann seine Zustimmung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

§ 23 Schlussbestimmungen

(1) Wir dürfen den Vertrag auf ein mit uns verbundenes Unternehmen oder einen Rechtsnachfolger übertragen. Wir kündigen dies mindestens sechs Wochen vorher in Textform an; der Kunde kann den Vertrag dann zum Zeitpunkt der Übertragung kündigen.

(2) Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen. Rechte und Pflichten aus dem Vertrag kann er nur mit unserer Zustimmung in Textform übertragen; § 354a HGB bleibt unberührt.

(3) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(4) Ist der Kunde Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus dem Vertrag Düsseldorf. Wir dürfen den Kunden auch an seinem allgemeinen Gerichtsstand verklagen.

(5) Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen der Textform, soweit diese AGB nichts anderes bestimmen. Individuelle Abreden haben Vorrang.

(6) Sind einzelne Bestimmungen unwirksam, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. An die Stelle der unwirksamen Bestimmungen treten die gesetzlichen Vorschriften.