Praxisbeispiel: Tagesberichte in der Jugendhilfe, fertig vor Schichtende

Wie eine Wohngruppe nach § 34 SGB VIII Tagesberichte direkt nach der Situation diktiert, statt sie am Abend nachzuschreiben.

Kurz gefasst

Tagesberichte entstanden bisher am Ende der Schicht, oft erst nach 22 Uhr.
Mit Inkluvo diktieren Fachkräfte zwischen zwei Situationen und prüfen den Entwurf vor der Übergabe.

Die Einrichtung

§ 34: Heimerziehung, SGB VIII
2: Wohngruppen
18: Fachkräfte im Schichtdienst
Tag: Bericht pro Kind und Schicht

So arbeitet das Team

Diktat: statt Tippen am Dienstrechner
SGB VIII: Profil mit Pflichtfeldern
Freigabe: durch die Fachkraft selbst

Dieses Praxisbeispiel ist aus typischen Abläufen in Wohngruppen zusammengesetzt. Einrichtung und Personen sind erfunden, die Arbeitsschritte entsprechen dem, was Inkluvo heute kann.

Die Ausgangslage

In der Wohngruppe am Park leben acht Jugendliche. Für jedes Kind entsteht pro Schicht ein Tagesbericht: Stimmung, Schule, Kontakte, besondere Vorkommnisse. Die Berichte sind Grundlage für Hilfeplangespräche und für die Übergabe an die nächste Schicht.

Geschrieben wurde fast immer am Ende des Dienstes. Wer Spätdienst hatte, saß nach 22 Uhr noch am Dienstrechner. Was am Nachmittag passiert war, wurde aus dem Gedächtnis rekonstruiert, und an vollen Tagen blieben Berichte unvollständig.

Was sich geändert hat

Die Fachkräfte öffnen Inkluvo auf dem Diensthandy, wählen das Kind und sprechen zwei, drei Sätze, solange die Situation frisch ist. Die Sprachaufnahme wird in Text umgewandelt und danach verworfen. Gespeichert wird nur der Text.

Aus den Notizen eines Tages schreibt Inkluvo einen Entwurf im Berichtstyp Tagesbericht. Das Compliance-Profil für SGB VIII legt fest, welche Abschnitte vorkommen müssen. Fehlt etwas, sieht die Fachkraft das, bevor sie den Bericht abschließt.

Ich spreche jetzt direkt nach dem Abendessen zwei Sätze ein. Um neun lese ich den Entwurf, korrigiere ein Wort und bin fertig.

Worauf das Team geachtet hat

Einwilligung zuerst. Für jedes Kind ist hinterlegt, ob KI-Unterstützung genutzt werden darf. Ohne Einwilligung bleibt es beim manuellen Bericht.
Wenig Daten an die KI. Adressen, Kontaktdaten und Aktenzeichen gehen nicht an das Modell. Für den Entwurf reichen Vorname, Alter, Hilfeart und die Notizen.
Die Fachkraft entscheidet. Kein Entwurf wird automatisch abgeschlossen. Wer den Bericht freigibt, steht mit Namen in der Versionshistorie.

Wie es weitergeht

Als nächsten Schritt will die Gruppe die Wochenberichte aus den Tagesberichten entstehen lassen. Inkluvo kann dafür die Tagesberichte einer Woche als Quellen heranziehen, sodass niemand dieselben Beobachtungen zweimal aufschreibt.