Dokumentation, wenn Einrichtungen zusammenwachsen

Wenn Träger fusionieren oder neue Angebote übernehmen, prallen Vorlagen und Gewohnheiten aufeinander. Wie man Berichte vereinheitlicht, ohne Teams zu überfahren.

Träger wachsen: Ein neues Angebot kommt hinzu, eine Einrichtung wird übernommen, zwei Vereine schließen sich zusammen. Mit jeder Einrichtung kommen eigene Vorlagen, eigene Begriffe und eigene Gewohnheiten beim Dokumentieren.

Drei Vorlagen für denselben Bericht

Häufig gibt es nach einer Übernahme mehrere Varianten desselben Berichtstyps. Die eine Einrichtung nennt es Entwicklungsbericht, die andere Verlaufsbericht. Die Abschnitte überschneiden sich, aber nicht ganz. Für Leitung und Kostenträger wird es mühsam, Berichte zu vergleichen.

Vereinheitlichen über das Profil, nicht über Zwang

In Inkluvo hängen Berichtstypen an einem Compliance-Profil. Das Profil legt Abschnitte, Pflichtfelder und Begriffe fest. Wer eine Einrichtung auf ein gemeinsames Profil umstellt, ändert damit die Struktur der Entwürfe, nicht die Art, wie Fachkräfte ihre Notizen machen.

• Struktur zentral: Die Verwaltung pflegt Berichtstypen und Vorlagen einmal für alle Einrichtungen.
• Ton individuell: Das Stilprofil jeder Fachkraft bleibt erhalten.
• Briefpapier je Organisation: Exportierte PDFs tragen weiterhin das passende Briefpapier.

Rollen sauber aufsetzen

Mit dem Wachstum ändern sich auch Zuständigkeiten. Inkluvo arbeitet mit festen Rollen von Inhaber über Teamleitung bis Lesezugriff. Fachkräfte sehen die Klientinnen und Klienten, die ihnen oder ihrem Team zugeordnet sind. So bleibt auch nach einer Fusion klar, wer welche Akte sehen darf.